Öffentlicher Sektor · Summaries
Das Gremienprotokoll in einem Bruchteil der Zeit.
Sprechererkennung, TOP-Zuordnung, Beschluss- und Abstimmungsdokumentation — automatisch. Auf deutschen Servern, ISO 27001, komplett ohne US-Anbieter.
Das Problem
Vier Stunden Sitzung. Eineinhalber Tag Nacharbeit.
Vier Stunden Sitzung, ein halber Tag Nacharbeit
Die Niederschrift entsteht von Hand — Wort für Wort, TOP für TOP. Ein voller Arbeitstag verschwindet im Protokoll statt in der Sacharbeit.
Die Protokollkraft wird deutlich entlastet
Statt vier Stunden Mitschrift bleibt nur noch die Prüfung des Entwurfs — die Protokollkraft hat damit spürbar weniger zu tun, bei gleicher Rechtssicherheit.
Wer hat was beschlossen?
Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse und Wortbeiträge müssen exakt zugeordnet sein. Bei manueller Mitschrift schleichen sich Fehler ein.
OZG und Transparenz
Bürger und Aufsicht erwarten nachvollziehbare, zeitnahe Dokumentation. Der manuelle Weg hält dem Tempo nicht stand.
So funktioniert's
Vom gesprochenen Wort zur prüfbereiten Niederschrift.
Audio rein
Aus dem Sitzungssaal, dem Besprechungsraum oder dem Online-Stream — ein Kanal oder mehrere.
Sprechererkennung
Jede Aussage wird der sprechenden Person zugeordnet — namentlich, nicht als bloße Nummer.
TOP & Beschluss
Tagesordnungspunkte, Beschlüsse und Abstimmungen werden automatisch erkannt und zugeordnet.
Fertige Niederschrift
Als DOCX, PDF oder direkt in Ihr DMS — in der gewünschten Form, prüfbereit.
Datensouveränität
Komplett ohne US-Anbieter. Optional vollständig in Ihrem Haus.
Summaries ist das Souveränitäts-Flaggschiff: kein Umweg über US-Clouds, technisch und vertraglich nachprüfbar.
Verarbeitung in Deutschland
Jede Aufnahme, jede Transkription bleibt in deutschen Rechenzentren. Keine Transfers in Drittländer.
Eigene Speech-Engine
Wir betreiben unsere eigenen KI-Sprachmodelle — keine US-Subprozessoren, kein CLOUD-Act-Zugriff.
On-Premise-Option
Auf Wunsch läuft Summaries vollständig in Ihrem Haus — als Vergabevoraussetzung, nicht als Bonus.
Niemand außer Ihnen
Ihre Sitzungen werden nicht zu Trainingszwecken genutzt. Zugriff hat ausschließlich Ihr Haus.
Was es bringt
Der größte Hebel: die Protokollzeit.
Beispielrechnung auf Basis einer vierstündigen Gremiensitzung. Ihren tatsächlichen Wert rechnen wir im Pilot mit echten Sitzungen durch.
Von der Ratssitzung bis zum Team-Meeting.
Dieselbe Engine, die Ihre Gremiensitzung protokolliert, fasst auch das wöchentliche Team-Jour-fixe zusammen — ob alle im Besprechungsraum sitzen oder online zugeschaltet sind. Aus jedem Gespräch wird ein strukturiertes Protokoll mit Aufgaben und Entscheidungen.
Rats- & Ausschusssitzungen
Die rechtssichere Niederschrift für die öffentliche Sitzung im Saal — mit Beschluss- und Abstimmungsdokumentation.
Das Meeting im Besprechungsraum
Ein Tischmikrofon genügt. Aus dem Kollegen-Meeting wird ein Protokoll mit klaren Aufgaben — niemand muss mitschreiben.
Die Online-Session
Ob Teams, Zoom oder Meet — Summaries hört mit und liefert Zusammenfassung, Entscheidungen und Aufgaben direkt nach dem Call.
Im Sitzungsbetrieb erprobt
Dort im Einsatz, wo Protokolle zählen.
Dieselbe Technik, die Parlamente senden, bringt auch Ihren kommunalen Sitzungsdienst auf Tempo. Kommunale Referenzen nennen wir Ihnen im Gespräch namentlich.
Häufige Fragen
Was vor der Einführung zu klären ist.
Wie genau ist die Sprechererkennung?
In typischen Gremien- und Meeting-Situationen werden Sprecherinnen und Sprecher zuverlässig namentlich zugeordnet, sobald eine kurze Stimmprobe oder die Rednerliste hinterlegt ist. Bei mehreren gleichzeitig Sprechenden kennzeichnet das System die Überschneidung zur manuellen Prüfung.
Können wir das Protokoll vor dem Versand prüfen?
Ja. Der Entwurf steht am Ende der Sitzung bereit und wird erst nach Ihrer Freigabe final. Sie korrigieren, ergänzen oder kürzen im Editor — erst dann wird exportiert oder verteilt.
In welchen Formaten bekommen wir die Niederschrift?
Als DOCX, PDF oder direkt in Ihr Ratsinformationssystem wie z.B. vom Sternberg. Vorlagen mit Ihrem Layout, TOP-Struktur und Beschlussformeln hinterlegen wir vorab.
Läuft die Verarbeitung wirklich ohne US-Anbieter?
Ja. Spracherkennung, Übersetzung und Transkription laufen auf unseren eigenen Servern in Unterföhring und Frankfurt. Auf Wunsch betreiben wir Summaries vollständig On-Premise in Ihrer Infrastruktur.
Werden unsere Sitzungen zum Training verwendet?
Nein. Ihre Aufnahmen und Protokolle werden ausschließlich für Ihren Zweck verarbeitet und nicht zu Trainingszwecken genutzt. Zugriff hat ausschließlich Ihr Haus.
Wie lange dauert die Einführung?
Für einen Pilot mit einer realen Sitzung genügen wenige Tage. Wir hinterlegen Vorlagen und Glossar, binden die Audioquelle ein und Sie sehen das Ergebnis am eigenen Fall.
Starten Sie mit einer echten Sitzung.
Wir richten Summaries für eine Ihrer realen Gremiensitzungen oder Team-Meetings ein — und Sie sehen die fertige Niederschrift am eigenen Fall, On-Premise.